Lieferschein-Automatisierung
Intrapass empfängt jeden Monat dutzende Lieferscheine ihrer Partner, die mit Aufträgen abgeglichen und in Rechnungen umgewandelt werden müssen. Wir haben den Prozess mit einer AI automatisiert, die genau die Eigenheiten ihres Betriebs kennt.
Intrapass bietet am Flughafen Zürich unter anderem die Baggage Delivery beim Lost and Found an. Nach jeder erbrachten Lieferung kommen die unterschriebenen Lieferscheine der Partner rein, im Schnitt 40 bis 60 pro Monat. Diese mussten manuell mit Aufträgen abgeglichen, geprüft und in Rechnungen umgewandelt werden. Eine Automatisierung lag nahe, scheiterte aber bisher daran, dass Lieferscheine nicht standardisiert sind. Jeder Lieferant hat sein eigenes Format, dazu kommen Ausnahmen und Eigenheiten die nur jemand kennt, der den Betrieb über Jahre macht. Genau diese Sorte Aufgabe war mit klassischer Automatisierung nie wirklich greifbar. Mit AI ist sie es jetzt.
Wir haben einen AI-Workflow gebaut, der die Eigenheiten von Intrapass kennt und die nötigen Prüfungen sauber durchführt. Eingehende Lieferscheine werden gelesen, mit den passenden Aufträgen abgeglichen, Beträge und Positionen geprüft. Was die AI mit hoher Sicherheit lösen kann, löst sie. Was unklar bleibt, geht mit konkretem Klärungsvorschlag an den zuständigen Mitarbeiter, ausführlich kontextualisiert, statt einer pauschalen Fehlermeldung. Pro Rechnung erstellt die AI ein Summary, also eine kurze Begründung was wie verarbeitet wurde. Das macht den Prozess nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, und nimmt Mitarbeitern die Skepsis. Die fertigen Rechnungen landen als Drafts direkt in Bexio, wo sie noch einmal gegengelesen und freigegeben werden. Wichtig: Wir mussten weder die Ordnerstruktur von Intrapass anpassen noch neue Tools einführen. Der Workflow liegt auf den bestehenden Prozessen drauf, nicht daneben.
Der monatliche Aufwand ist auf rund 15 Minuten geschrumpft. Die Lieferscheine werden vollständig geprüft, Diskrepanzen kommen strukturiert auf den Tisch, Rechnungen sind fertig formuliert sobald sie jemand öffnet. Für ein KMU sind genau solche kleinen, gezielten Integrationen heute Gold wert. Sie sind schnell umsetzbar, holen viel Zeit raus auch wenn sie auf den ersten Blick unscheinbar wirken, und lassen sich präzise auf die eigenen Abläufe und Ausnahmen zuschneiden. Statt sich an ein Standard-Tool anzupassen, bekommt der Betrieb ein Werkzeug, das ihn versteht. Möglich gemacht durch AI als Entwicklungsbeschleuniger.
“Wir haben jetzt einen Workflow, der zu unserem Betrieb passt und nicht umgekehrt. Was vorher viel Zeit gekostet hat, ist heute in einer Viertelstunde durch.”